Susanne Böhlen veille à ce que tout se passe bien pour les 194 membres de la délégation olympique suisse à Rio de Janeiro.

JO de Rio: les coulisses de l’organisation

Délégation suisse Pour emmener nos athlètes aux JO, il a fallu quatre années de mise en place à Swiss Olympic. Au cœur de cet exploit logistique, une femme, la Bernoise Susanne Böhlen.

Déplacer la délégation olympique suisse jusqu’à Rio – la plus grande depuis vingt ans avec 109 athlètes, 85 accompagnants (entraîneurs, membres du staff médical et autres chaperons), huit chevaux et six tonnes de matériel, dont douze bateaux et 48 vélos… – est assurément un travail de titan. Susanne Böhlen (43 ans) est la clé de voûte de cette organisation. Par elle transite quantité d’informations et de détails logistiques: billets d’avions, formalités de douane, horaires, logement, tenues des sportifs…

Quatre années de boulot

Un travail de l’ombre reconnu par son chef, Ralph Stöckli, ancien curler international, et pour la première fois chef de mission chez Swiss Olympic: «Elle est au cœur de notre travail. Sa grande expérience nous permet de relever ce challenge avec beaucoup de calme.» Avant Rio, la Bernoise a participé à l’organisation des Jeux olympiques de Pékin, Vancouver, Londres et Sotchi.
L’organisation pour Rio a débuté il y a quatre ans déjà. Premièrement, il a fallu établir le contact avec le comité de Rio qui accueillera du 5 au 21 août prochains, quelque 10 500 athlètes en provenance de 206 pays. Susanne Böhlen s’est rendue au Brésil à quatre reprises pour visiter les installations, parler du logement au village olympique et de tous les papiers nécessaires tant pour les personnes que le matériel.
Toutes les formalités douanières ont été, cette année particulièrement, compliquées. «Il y a d’habitude des facilités spéciales pour l’organisation olympique. Là, c’était très difficile. Il y a des règlements pour importer du matériel. Par exemple, les Brésiliens veulent savoir à l’avance combien des médicaments que nous emmenons nous allons ramener en Suisse… Impossible!»

Réunion avec Ralph Stöckli, sur un caisson de saut transformé en bureau, à la Maison des Sports (BE), siège de Swiss Olympic.

Café noir en Chine

Mais la Bernoise reste zen: «Derrière une organisation, il y a des êtres humains, des manières de faire. Je peux découvrir des cultures grâce à mon travail. Je me sens privilégiée.» Souvenir de voyage, à Pékin en 2008, ses premiers JO: «Nous n’avions pas de lait pour notre café. J’ai demandé au staff chinois de nous en acheter dix litres. Après des questions embarrassées, il nous en ont ramené un demi-litre. J’ai appris que le lait est un aliment de luxe en Chine. Nous avons donc bu du café noir!»

Suisse puissante en hiver

Une fois le contact avec Rio établi, Susanne est partie à la rencontre des différentes fédérations sportives suisses. Ensemble, ils évaluent leurs chances de participer aux Jeux et estiment le nombre de sportifs qui pourraient être du voyage. Ils déterminent leurs besoins en termes de matériel, logement et d’accompagnement. On peut alors définir avec le comité d’organisation le nombre de lits au village olympique, organiser les transports. Le plus inhabituel est le transport des chevaux et des bateaux (voir infographie).
«Ce n’est rien en comparaison du matériel nécessaire pour les JO d’hiver: skis, bobs, une équipe de hockey entière…» Avantage toutefois en hiver, la Suisse a une des dix plus grandes délégations présentes, ce qui lui donne plus de marge de manœuvre dans toutes sortes de négociations liées par exemple aux logements ou aux réservations de vols. L’été, la Suisse fait partie des «viennent ensuite».

Avant Rio, la Bernoise a participé à la mise sur pied des JO de Sotchi, Londres, Vancouver et Pékin.

Plan de vol

Deux ans avant le début des Jeux, un premier plan de transport des sportifs est établi. C’est le début d’un processus laborieux qui ne s’est terminé qu’à la fin des sélections officielles, le 18 juillet cette année, soit 18 jours avant le début des Jeux. «C’est un moment que j’aime. On quitte les «il faudrait», «on devrait» pour entrer dans le concret. Les choses commencent à se préciser.» Pour chaque athlète sélectionné et les accompagnants, Susanne organise un vol aller et retour suivant les dates des compétitions respectives, une tenue complète aux couleurs helvétiques ainsi qu’un logement, un accueil à Rio et un planning. D’où beaucoup d’imprévus et de changements dans le plan de transport qui dépend, au final, des résultats des athlètes. «Imaginez, chaque semaine des annulations, des personnes de plus à mettre sur les vols, du matériel… Cette année, nous avons un partenariat avec la compagnie Swiss.» Aucun avion n’est réservé uniquement pour la délégation olympique. Certains voyageurs voleront donc peut-être avec nos sportifs!

Susanne œuvre dans l’ombre pour que les sportifs, comme ici Nicola Spirig, médaillée olympique en triathlon, puissent vivre leurs JO dans de bonnes conditions.

Trente appartements à Rio

Cette année, la délégation suisse a une trentaine d’appartements de sept lits chacun dans l’une des 31 tours du village olympique qui compte 18 000 lits au total. Chaque logement répond aux standards dictés par le CIO, jusqu’au nombre de cintres à disposition dans les armoires! Sans être spartiates, ils n’ont pas le standing d’un 4 étoiles. Il n’y a par exemple pas de TV dans les chambres, mais un salon commun pour toute la délégation. On y trouve aussi les cabinets médicaux, les bureaux des différentes fédérations, et une salle de fitness.
Susanne a fait livrer à Rio 215 mètres de rallonges électriques pour que tout le monde soit alimenté en courant. «Avant il fallait en plus prendre des câbles pour Internet. Aujourd’hui, un routeur suffit! La première demande des sportifs n’est pas de savoir s’ils ont un lit, mais du wifi!» Au cœur du village, un restaurant ouvert 24 heures sur 24 offre des mets internationaux à tous les invités.

«

Avec les athlètes, nous ne pouvons pas jouer aux fans »

Susanne Böhlen (43 ans), cheffe de l’Olympic team support

Entre rires et larmes

Susanne Böhlen, les onze collaborateurs de Swiss Olympic et les 18 membres du staff médical restent à Rio durant les 17 jours que durent les Jeux, alors que les sportifs transitent le temps de participer à leur discipline. «Cela demande beaucoup d’énergie. Il faut accueillir chaque athlète avec le même enthousiasme.» Alors que de nouveaux visages arrivent, d’autres partent, et Susanne a déjà connu la joie d’un médaillé et le dépit de celui qui est passé à côté de sa performance. Des aspects humains difficiles à gérer: «C’est très émotionnel. Que faut-il dire aux uns et aux autres? Nous ne pouvons pas jouer au fan avec les athlètes.»
Aura-t-elle le temps de voir une compétition? «Ça ne fait pas partie du job. Si je le peux, c’est une bonne surprise!»

Comme une sportive

Si la Bernoise aime pratiquer la course à pied en amateur, elle n’est pas une sportive d’élite reconvertie. Elle a suivi une formation commerciale et dans le marketing et la communication: «J’avais des connaissances dans l’organisation, mais c’est un travail que l’on apprend sur le tas.» Les qualités nécessaires: anticiper, se projeter, rester calme et flexible face aux nombreux imprévus, accepter que tout ne soit pas sous contrôle. «Le comité de Rio gère 158 000 collaborateurs, bénévoles et partenaires. On apprend à relativiser nos exigences.» Elle apprécie son job car elle travaille en équipe, au service du sport. «Je sais qu’ensemble nous trouverons toujours une solution pour surmonter les difficultés. Dans le fond, il n’y a pas beaucoup de différences entre notre métier et le sport.»

Délégation suisse en chiffres

Trois sports encombrants

3 questions à Ludovic Chammartin

Ludovic Chammartin, judoka, 31 ans

Ludovic Chammartin, judoka, 31 ans
Ludovic Chammartin, judoka, 31 ans

Ce sont vos deuxièmes JO. Comment allez-vous aborder ceux de Rio?
Je reviens d’un entraînement en Mongolie. Je sens que je peux faire un résultat à Rio. À Londres, j’avais été éliminé rapidement. J’y étais allé comme à un autre combat. En entrant dans le stade, j’avais été très impressionné par son gigantisme. Tout était disproportionné.

Connaissez-vous Susanne Böhlen et le staff de Swiss Olympic? D’autres athlètes?
Je connais Susanne. Elle m’a demandé une photo et mon passeport pour organiser le voyage. Je sais que Swiss Olympic fait un grand travail pour nous, mais je ne sais pas exactement en quoi cela consiste. À part les autres judokas, je ne connais aucun athlète. Ceux qui partageaient mon appartement à Londres n’ont pas été sélectionnés.

Que faites-vous juste avant le combat?
J’écoute de la musique au casque pour me concentrer. De la musique latine, Enrique Iglesias ou Marc Anthony. Plus jeune j’écoutais du hard rock comme Metallica. J’aime toujours cette musique, mais la salsa permet de mieux me focaliser.

Équitation Comment transporter des chevaux à 6 millions de francs pour les compétitions de Rio.

Pour s’y rendre, les huit chevaux suisses prennent l’avion, comme vous et moi. Enfin presque, car c’est à bord d’un box de deux places qu’ils montent. Ils y restent sans bouger le temps du vol: «Comme ils peuvent dormir debout, ce n’est pas un problème», précise Evelyne Niklaus, 40 ans, sport manager pour la Fédération suisse d’équitation, chargée de toute sa logistique. Des vétérinaires les accompagnent aussi, bien que les chevaux ne souffrent pas du mal de l’air.
Une entreprise de transport spécialisée et les fédérations des différents pays européens organisent l’affrètement des avions ensemble. Au total, six appareils quitteront Liège le 6 août avec à leur bord chacun 40 chevaux.
Une fortune en soute, car certains chevaux valent jusqu’à 6 millions de francs! Les Suisses amènent aussi environ deux tonnes de matériel (selles, harnais, couvertures…) et, en plus, une tonne de nourriture pour les chevaux. Certains aliments ont été interdits d’importation par le Brésil. Ils seront donc achetés sur place. «On ne sait pas vraiment pourquoi, nous n’avons pas eu d’explications. Il y a eu fréquemment de nouvelles règles de douane qui sont apparues.»

Pour les JO, les chevaux européens voleront jusqu’à Rio.

Dates des compétitions auxquelles participent des athlètes suisses

Les Jeux Olympiques de Rio se déroulent du 5 au 21 août 2016.

À noter qu’il y a -5h de décalage horaire. Les directs à la TV auront lieu parfois durant la nuit la nuit.

Athlétisme: 17 Suisses en compétition, du 12 au 21 août
Aviron: 11 Suisses en compétition, du 6 au 13 août
BMX: 1 Suisse en compétition, du 17 au 19 août
Badminton: 1 Suisse en compétition, du 11 au 20 août
Beach volley: 4 Suisses en compétition, du 6 au 18 août
Canoë-kayak régate: 1 Suisse en compétition, du 15 au 20 août
Canoë-kayak, slalom: 2 Suisses en compétition, du 7 au 11 août
Cyclisme sur piste: 6 Suisses en compétition, du 11 au 16 août
Cyclisme sur route: 5 Suisses en compétition, 6, 7 et 10 août
Escrime: 5 Suisses en compétition, du 6 au 14 août
Golf: 2 Suisses en compétition, du 11 au 14, du 17 au 20 août
Gymnastique artistique: 6 Suisses en compétition, du 6 au 11 août, du 14 au 16 août
Judo: 3 Suisses en compétition, du 6 au 12 août
Natation: 8 Suisses en compétition, du 6 au 13 août
Natation synchronisée: 2 Suisses en compétition, du 14 au 16 août, 18, 19 août
Sports équestres (concours complet, saut et dressage): 8 Suisses en compétition, du 6 au 12, 14 au 17 et 19 août
Tennis: 6 Suisses en compétition, du 12 au 14 août
Tir: 4 Suisses en compétition, du 6 au 14 août
Triathlon: 4 Suisses en compétition, 18 et 20 août
VTT: 5 Suisses en compétition, 20 et 21 août
Voile: 9 Suisses en compétition, du 8 au 18 août

Calendrier de toutes les compétitions
Tous les athlètes suisses

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Gilles Mauron

Rédacteur

Infographie: Niki von Almen

Photo:
Heiner H. Schmitt, Peden Bloodstock, DR
Publication:
lundi 25.07.2016, 14:30 heure



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